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課程介紹

行政管理工作是企業(yè)的中樞神經(jīng)系統(tǒng)，行政管理工作的廣度，涉及到一個企業(yè)的全部運作過程；行政管理工作的深度，又涉及到許多局外人難以想象的細枝末節(jié)。企業(yè)的行政管理如此重要，但卻很少有人以統(tǒng)籌的思維來開展工作。對此，許多行政管理工作者深感困惑——

行政工作缺乏戰(zhàn)略性思考，不能系統(tǒng)性統(tǒng)籌管理行政事務(wù)？

行政工作缺乏標(biāo)準(zhǔn)流程，不知從何處下手？

行政工作缺乏理論支持，不能主動掌握工作節(jié)奏？

針對以上問題，我們特邀實戰(zhàn)管理訓(xùn)練專家舒薇老師，與您分享《行政工作統(tǒng)籌管理》的精彩課程，從企業(yè)行政工作日常管理出發(fā)，對行政統(tǒng)籌、組織管理、信息管理、運營管理、有效溝通等問題進行有針對性的講解，幫助學(xué)員進行系統(tǒng)化的專業(yè)行政訓(xùn)練，全面提升學(xué)員解決問題的統(tǒng)籌能力和實施操作水平。

課程收益

1、幫助學(xué)員轉(zhuǎn)變觀念，用全新的角度審視行政管理工作；

2、了解行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域，掌握基本的工作思路；

3、學(xué)會制作與運用行政事務(wù)管理工具，保證管理效能和執(zhí)行力；

4、運用管理機制等方法來協(xié)調(diào)部門關(guān)系，從而有效配置資源；

5、學(xué)會用項目管理的思路來統(tǒng)籌大型任務(wù)（如年會、會議等），體現(xiàn)樞紐的價值。

課程特色

1、全新視角：重新審視行政管理工作，完成管家型到樞紐型，事務(wù)型到統(tǒng)籌型的轉(zhuǎn)換；

2、現(xiàn)場根據(jù)學(xué)員現(xiàn)場提出的問題，做出積極的反應(yīng)和判斷，提供有效的解決方案或有說服力的案例供學(xué)員借鑒，令學(xué)員在有限的時間內(nèi)提高解決問題的能力，進而形成科學(xué)、系統(tǒng)的思維方法。

培訓(xùn)對象

希望提升行政管理能力的職業(yè)人士，如：行政經(jīng)理/主管、辦公室主任、行政秘書/助理。

課程大綱

一、關(guān)于行政統(tǒng)籌的基本認(rèn)知

（一）當(dāng)前環(huán)境下行政管理的轉(zhuǎn)型

1、從管家型到樞紐型

2、從經(jīng)驗管理到科學(xué)管理

3、從被動執(zhí)行到主動推進

(二) 行政統(tǒng)籌的績效價值

1、協(xié)調(diào)的功能

2、優(yōu)化的功能

3、執(zhí)行的功能

4、服務(wù)的功能

（三）行政管理工作的困擾及其應(yīng)對

1、工作內(nèi)容和效果的無形性

2、任務(wù)的被動性和突發(fā)性

3、外界對其管理效果評價的主觀性

4、管理特征的政策性和協(xié)調(diào)性

(四) 行政統(tǒng)籌管理的領(lǐng)域

1、硬件—辦公環(huán)境、辦公設(shè)施、后勤資源

2、軟件—管理效率、工作流程、預(yù)見性管理

3、人員—工作心態(tài)、服務(wù)意識、習(xí)慣、個性

（五）審視行政部門存在的價值

1、努力發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)部門的需求- 避免被邊緣化

2、努力滿足企業(yè)運作的核心需求－被高層所依賴

3、努力創(chuàng)造企業(yè)和業(yè)務(wù)部門的需求－凸顯自身價值

二、企業(yè)運營的統(tǒng)籌管理

（一）事務(wù)性工作的統(tǒng)籌管理體系

1、建立管理法規(guī)

2、量化管理標(biāo)準(zhǔn)

3、制作點檢工具

4、完善抽查記錄

（二）辦公環(huán)境的統(tǒng)籌管理

1、辦公環(huán)境管理的特點和難點

繁雜、瑣碎、重復(fù)性強

突發(fā)性、被動型

智能化管理的作用有局限

2、如何保證管理的有效性

使任務(wù)可視化－除去感覺和經(jīng)驗導(dǎo)致的盲區(qū)

制作管理工具－降低檢查和監(jiān)督的成本

建立工作標(biāo)準(zhǔn)－保證執(zhí)行過程的可操行性

3、有效管理標(biāo)準(zhǔn)的特征

可衡量－能夠量化到點

可檢驗－不能產(chǎn)生爭議

可追溯－便于檢查監(jiān)督

4、管理效果的檢驗

復(fù)雜的事情簡單化

簡單的工作流程化

讓經(jīng)驗可以復(fù)制

降低對人的依賴

5、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷

演練：管理工具的演示及制作

案例：洗手間管理文化

（三）其他行政事務(wù)的管理規(guī)范

1、飯?zhí)霉芾硪?guī)范（作業(yè)、衛(wèi)生、安全、采購）

2、保安管理規(guī)范（培訓(xùn)、安全、工作標(biāo)準(zhǔn)）

3、公務(wù)車管理規(guī)范（司機培訓(xùn)、考核）

4、前臺管理規(guī)范（禮儀、標(biāo)準(zhǔn)化）

（四）會議籌劃與管理

1、會議的行政籌劃與準(zhǔn)備

企業(yè)會議類型

各類會議的籌劃要點

會議席位的禮賓次序

為效果服務(wù)的幾種會場模式

2、行政例會效果的管理與控制

摩氏會議效果評鑒法

科學(xué)的會議紀(jì)要模板

會議決議的跟進和督辦

3、用管理工具彌補彌補智能化辦公管理的缺陷

三跨部門工作任務(wù)的統(tǒng)籌管理

（一）行政溝通協(xié)調(diào)的困擾和難點

1、垂直指揮系統(tǒng)的作用有限，缺乏強制力

2、職能分工不合理，導(dǎo)致部門利益沖突

3、職權(quán)劃分不清晰,有責(zé)任盲點或空白區(qū)

4、組織資源稀缺，導(dǎo)致無序競爭和掠奪

5、人性的弱點---盡可能把責(zé)任推給他人

（二）科學(xué)管理的思路與方法

1、科學(xué)代替經(jīng)驗，用清晰的工作流程避免責(zé)任的盲區(qū)

2、理性代替感性，用清晰的任務(wù)劃分避免部門間推諉

3、高效率代替隨意性，用重組和優(yōu)化手段避免工期延誤

（三）情景演練：企業(yè)年會統(tǒng)籌策劃案

科學(xué)的會議統(tǒng)籌流程

1、分解任務(wù)－使大型任務(wù)變成每一項清晰具體的活動

2、制作工作包－明確各協(xié)作部門的管理責(zé)任和資源配置

3、制作管理網(wǎng)絡(luò)圖－各項任務(wù)的完成時限和相互制約的關(guān)系清晰化

4、關(guān)鍵任務(wù)管理— 保證監(jiān)督檢查和特殊問題統(tǒng)籌到位

四、有效的行政溝通與協(xié)調(diào)

（一）構(gòu)建企業(yè)的溝通網(wǎng)絡(luò)—提升部門管理威信

1、建立清晰的管理系統(tǒng)－明確企業(yè)的匯報關(guān)系

2、健全正式溝通路線－保證信息的權(quán)威性和嚴(yán)肅性

3、建立正向的溝通渠道－傳遞公司的文化和管理主張

（二）有效的對上溝通－獲得領(lǐng)導(dǎo)信任

1、學(xué)會聽懂上級說話，不要想當(dāng)然

2、問好問題，了解領(lǐng)導(dǎo)的真正需求

3、有效表達，提高建議的采信率

4、積極互動，引導(dǎo)上級的正確思路

5、主動補臺，適應(yīng)不同上級的行為風(fēng)格

6、嚴(yán)格職場操守，不參與辦公室政治

7、承接任務(wù)三步驟

8、工作匯報四原則

9、接受指令五步法

（三）有效的橫向溝通－獲得他人支持

1、用好非職務(wù)權(quán)力，增強個人影響力

2、分析對方的利益，啟動對方需求

3、踩住對方的動力點，銷售你的主張

4、了解并消除對方顧慮，促使對方參與

5、衡量雙方優(yōu)先級，找到最大公約數(shù)

五、行政管理案例和工具

舒老師

工商管理學(xué)博士；高級經(jīng)濟師。

中山大學(xué)工商管理學(xué)院、華南理工大學(xué)工商管理學(xué)院、美國管理技術(shù)大學(xué)MBA、EMBA特聘專家；清華大學(xué)繼續(xù)教育學(xué)院和美國阿拉莫系統(tǒng)授證培訓(xùn)師；MTP授證講師；曾系統(tǒng)接受過美國管理協(xié)會（AMA）的專業(yè)培訓(xùn).

曾任境外上市公司高管十余年；歷任副總經(jīng)理、行政總監(jiān)、人力資源總監(jiān)、客戶服務(wù)總監(jiān)；早年任教于國內(nèi)著名商學(xué)院。

二十年企業(yè)管理和專業(yè)講師經(jīng)驗，良好的教育背景。曾長期致力于團隊管理、客戶服務(wù)管理、行政管理、員工培訓(xùn)管理工作，屬于實戰(zhàn)型講師。目前被全國主要公開課培訓(xùn)機構(gòu)聘為核心講師。

課程特色：

一、關(guān)注課程的實用性和關(guān)鍵問題的解決，依托豐富的管理經(jīng)驗，對案例的剖析具有獨到性，解決問題的方法具有操作性；

二、關(guān)注企業(yè)和學(xué)員在培訓(xùn)中的受益，課程設(shè)計即具有行業(yè)的前瞻性，又能密切結(jié)合當(dāng)下企業(yè)實際問題，信息量極為豐富，工具科學(xué)、系統(tǒng)、實用；

三、關(guān)注學(xué)員在課程進展中的需求，在課程進行的過程中，敏銳洞察學(xué)員的需求，做出積極的反應(yīng)和判斷，提供有效的解決方案或有說服力的案例借鑒，足見其深厚的管理功力，令學(xué)員在有限的時間內(nèi)提高解決問題的能力，進而形成科學(xué)、系統(tǒng)的思維方法。

一、善于借鑒國外先進的培訓(xùn)理念和培訓(xùn)技巧，具有良好的親和力與現(xiàn)場控制能力，高效調(diào)動各種類型的學(xué)員參與互動，課堂氣氛活躍；

二、思路清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言富有感染力，良好的個人修養(yǎng)和職業(yè)形象；

三、作為多年在職場獲得多項殊榮的職業(yè)經(jīng)理人，其個人積極的心態(tài)對參與者個人全面素質(zhì)的提升、態(tài)度的轉(zhuǎn)變有相當(dāng)?shù)囊嫣帲瑢W(xué)員高度負責(zé)的態(tài)度和敬業(yè)精神在業(yè)界素有口碑。

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